Styrets oppgaver, Tana ballklubb (per 2019)
Styrets oppgaver:
Styret skal:
a) Iverksette årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak.
b) Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar
med de vedtak som er fattet på årsmøtet eller i overordnet organisasjonsledd,
og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskapsog
budsjettfunksjonen samt en forsvarlig økonomistyring.
c) Etter behov oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og
utarbeide mandat/instruks for disse.
d) Representere idrettslaget utad.
e) Oppnevne ansvarlig for politiattestordningen.1
f) Oppnevne en ansvarlig (tillitsvalgt eller ansatt) for barneidretten. 2
Styret skal ha møte minst 4 ganger i året, og skal minst gjennomgå følgende saker på hvert
møte:
• Godkjenning av innkalling og saksliste
• Protokoll fra forrige møte
• Økonomi
• Nye saker
I tillegg har styret ansvaret for å utarbeide/videreutvikle strategi og handlingsplaner og jobbe
med disse kontinuerlig.
Innkallinger og protokoller fra styremøtene legges ut på www.tanabk.no.
I følge gjeldende vedtekter skal årsmøtet velge et styre bestående av leder, nestleder, 3
styremedlemmer og 4 varamedlemmer.
Alle styrets medlemmer velges for 2 år. Styrets leder og nestleder er ikke på valg samtidig.
I tillegg velger årsmøtet klubbens representanter til møter i idrettskrets, fotball- og
håndballkretsens årsmøter og idrettsrådet.
Retningslinjer for styrets arbeid:
Forslag til arbeidsfordeling i styret framgår nedenfor.
1 Gjelder for idrettslag som organiserer aktivitet for mindreårige og/eller personer med utviklingshemming.
2 Gjelder for idrettslag som organiserer aktivitet for barn til og med fylte 12 år.
Lederens hovedoppgaver:
• Fastsette agenda for styremøter og lede møtene
• Overordnet ansvarlig for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer i
klubben.
• Daglig drift av klubben, herunder også løpende utforming- og oppfølging av
administrative rutiner
• Hovedansvarlig for kontakten med særkretser,forbund, idrettskrets o.s.v.
• Klubbens pressekontakt
• Administrere klubbens e-postkonto (tanaballklubb@gmail.com) og videresende
informasjon til andre i klubben
• Ansvarlig for styrets årsberetning, herunder innkalle til årsmøte
• Melde på lag til seriespill i samråd med FIKS ansvarlig/sportlig leder håndball (for
turneringer melder lagene på selv)
• Søke om momskompensasjons årlig
• Oppfølging av klubbens arbeid som «kvalitetsklubb»(kvalitetsklubbansvarlig)
• Utføre oppgaver som politiattestansvarlig
Nestlederens oppgaver:
• Nestlederen er lederens stedsfortreder
• Være med på å koordinere sportslige aktiviteter, herunder:
➢ Lede og innkalle til møter i sportslig utvalg
➢ Koordinere arbeidet med tildeling av treningstider på kunstgressbanen
og i flerbrukshallen
➢ Oppdateringer og revisjon av sportsplan
➢ Koordinere rekrutteringsarbeidet
➢ Bistå laglederne med organisering av lagaktiviteter; sportslige og
sosiale.
▪ Klubbens vara for politiattestordningen
▪ Utdanningsansvarlig, herunder rekruttere til leder- og trenerutdanningstiltak i
regi av fotballkretsen.
Per 2027 har TBK en egen spillerutvikler som har ansvaret for talentutvikling og
for nominere spillere fra klubben til kretstiltak. Håndballgruppa har foreløpig
oppnevnt egen lisensansvarlig i håndballen (Sportsadmin).
Økonomiansvarlig oppgaver:
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
• Lede og koordinere økonomiarbeidet i hht. til klubbens økonomiske retningslinjer
• Koordinere og lede budsjettarbeidet, og sikre gjennomføring i tråd med
styrevedtak og årsmøtevedtak
• Rapportere økonomisk status på styremøtene, og foreslå tiltak om regnskapet viser
vesentlige avvik fra budsjett
• Klargjøre årsregnskapet for revisjon
• Ta imot, foreta utbetalinger og anvise bilag for levering til regnskapsfører.
Anleggsansvarlig:
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
• Overordnet ansvar for vedlikehold og drift av Tana kunstgressbanen ihht. driftsavtale
med Tana kommune
• Koordinere det praktiske anleggsarbeidet, herunder lede anleggsgruppa som utfører
det praktiske vedlikeholdsarbeidet på kunstgressbanen
• Ansvarlig for anleggsmaskiner og – utstyr.
• Kontaktperson overfor Tana kommune mht. kunstgressbanen.
Sekretærfunksjonen:
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
• Sende innkalling til styremøtene i samråd med lederen
• Referere styremøtene og føre protokoll
• Ajourføre "Klubbhåndboken" ved behov
• Koordinere arbeidet med innsamling og sammensetning av årsmelding
• Arkivering bla. på klubbens konto i nettskyen (dropbox)
• Overordnet ansvar for drift av klubbens hjemmeside og facebook grupper
• Søke om tilskudd fra offentlige og private aktører (bla. kommunale midler)
• Ansvarlig for registrering av og oppfølging av politiattester
Faktureringsansvarlig:
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
• Ansvar for ajourføring av det elektroniske medlemsregisteret
(https://www.medlemsnett.net/)
• Fakturering av medlemskontigent og treningsavgifter årlig med utgangspunkt i
oppdatert medlemsregister per lag
• Fakturering av egenandeler for turneringer og cup
• Leverer en månedlig oversikt til regnskapskontoret med kopi av utgående
fakturaer
• Foreta purringer av ubetalte regninger fra registeret
Kvalitetsklubbansvarlig:
Inngår i leders oppgaver
Kvalitetssikre at klubben følger opp sertifiseringen og kravene til å være en kvalitetsklubb
nivå 1:
• Sørge for at klubben er representert på møter/seminarer om kvalitetsklubb
• Ansvarlig for å formidle ut info om kvalitetsklubb prosjektet til medlemmer.
• Ansvarlig for å overføre kompetanse om kvalitetsklubb konseptet til nye
styremedlemmer og sikre at status som kvalitetsklubb opprettholdes over mange år.
• Ansvarlig for å utvikle kvalitetsklubb konseptet videre i klubben.
• Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard for leder, trener og verdiarbeid i klubben
Hjemmesideansvarlig:
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
Fortløpende oppdatere klubbens hjemmeside på www.tanabk.no i henhold til hjemmesidens
oppsett.
Sponsoransvarlig:
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
• Framforhandle og følge opp sponsoravtaler
• Kontakt med klubbens sponsorer
Materialforvalter:
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
• Ansvar for oversikter over utstyr som tilhører TBK
• Ansvarlig for klubbens utstyrslager, herunder tildele baller og annet utstyr
• Koordinere anskaffelser av utstyr i samarbeid med lagledere og sportslig leder.
Oppstartsansvarlig (rekrutteringsansvarlig):
Oppnevnes av styret. Oppgaver:
• Følge opp klubbens rekrutteringstrategi, herunder:
• Treningsinvitasjon til alle 1. klassinger i alle skoler i kommunen (ved skolestart)
• Rekruttering av trener og foreldrekontakt/oppmann i forkant av første trening. Vi
prioriterer foreldretrenere
• Arrangere første foreldremøtet med de foresatte til spillerne på det nye laget. Det
første foreldremøte bør inneholde en del der klubbens historie, verdier, mål etc blir
presentert av en sentral person i klubben. Det gir foreldrene inntrykk av en klubb og
ikke bare et enkelt lag og er en god investering for å få med foreldre til å bidra rundt
årgangen.
• Utdeling av foreldrevett brosjyre til nye foreldre og informasjonsskriv om TBKs
virksomhet
• Bistå ved rekruttering til ny oppstartede lag.
